De werkkostenregeling bestaat uit een aantal gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen en een vrije ruimte. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vallen tot op zekere hoogte onder een gerichte vrijstelling en blijven daardoor onbelast, zoals reiskosten en studiekosten. Bepaalde vormen van loon in natura, zoals werkplekvoorzieningen en werkkleding, vallen onder een nihilwaardering en blijven op grond daarvan onbelast. De overige vergoedingen en verstrekkingen (met uitzondering van onder andere de ter beschikking gestelde auto en woning) kan de werkgever onder de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom brengen, waardoor deze onbelast blijven. Hiervoor moet de werkgever deze vergoedingen en verstrekkingen in de administratie aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, waarbij moet worden voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, valt onder een eindheffing van 80%.

Een belangrijke ontwikkeling is de beperkte invoering per 2015 van het noodzakelijkheidscriterium op het gebied van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. De werkgever mag deze belastingvrij verstrekken en vergoeden mits hij deze redelijkerwijs noodzakelijk acht in het kader van de dienstbetrekking en de kosten daarvan voor zijn rekening neemt. Een eventueel privévoordeel voor de werknemer blijft dan onbelast.

Hoofdconclusie van het kabinet is, dat de werkkostenregeling werkt en dat grote aanpassingen onwenselijk zijn. Wel ziet het kabinet kansen om met kleine aanpassingen de WKR op enkele punten te vereenvoudigen.

De werkgever moet nu vergoedingen en verstrekkingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Die aanwijsverplichting kan wellicht worden geschrapt.

De werkgever moet nu continu elke verstrekking van een maaltijd bijhouden. Als de werkgever het loonvoordeel uit de verstrekking van maaltijden door middel van een steekproef mag vaststellen, zou dat de administratieve lasten aanzienlijk verminderen.

Op dit moment moet de werkgever de marktrente bijhouden wanneer hij een personeelslening verstrekt. Herinvoeren van een normrente om het voordeel bij de personeelslening te kunnen berekenen, is voor de werkgever veel eenvoudiger.

Het is niet altijd duidelijk of eigen bijdragen van de werknemer voor een verstrekking strijdig zijn met het als noodzakelijk aanmerken van een verstrekking. Hierover kan de Belastingdienst meer duidelijkheid bieden in het Handboek Loonheffingen.

Tip: In de komende periode zal de Staatssecretaris van Financiën in overleg treden met het bedrijfsleven om na te gaan voor welke aanpassingen draagvlak bestaat. De meest kansrijke opties gaat hij uitwerken in wet- en regelgeving. Hier vindt u de complete evaluatie en het kabinetsstandpunt daarover.

Voor fiscaal ondernemerschap is vereist dat belanghebbende voldoende zelfstandigheid bezit ten opzichte van haar opdrachtgever(s), niet slechts incidenteel opdrachten aanvaardt, maar streeft naar continuïteit van haar werkzaamheden door het verkrijgen van verschillende opdrachten en ondernemersrisico loopt.

De bewijslast ligt in dit geval bij de secretaresse. Daarin slaagt ze niet. De maatschap vormt slechts een enkele opdrachtgever. Ze kan niet bewijzen dat ze actief naar nieuwe opdrachtgevers op zoek is geweest. Ze heeft verwaarloosbaar ondernemersrisico gelopen. De secretaresse beroept zich nog op de door de Belastingdienst afgegeven VAR-WUO. Ze heeft echter in het aanvraagformulier onjuiste informatie verstrekt. Daarom mag ze aan die VAR-WUO geen vertrouwen ontlenen.

De rechter komt alles overwegende tot de conclusie dat de secretaresse gewoon bij de advocatenmaatschap in loondienst was.

Tip: Ook in deze uitspraak toetst de Belastingdienst, en vervolgens de belastingrechter, een gecreëerde papieren werkelijkheid aan de echte criteria die aan fiscaal ondernemerschap ten grondslag liggen.

Zo mag de werkgever, wanneer hij in het kader van re-integratie een werknemer behandeling door een fysiotherapeut, psycholoog of coach aanbiedt, de rekening niet in zijn administratie opnemen. Die bevat namelijk persoonlijke gezondheidsgegevens. Hoewel de Wet Marktordening Gezondheidszorg zorgverleners juist verplicht om de behandeling op de factuur te zetten, verbiedt de Autoriteit Persoonsgegevens het verwerken van facturen door werkgevers omdat er bijvoorbeeld een DBC-code (code Diagnose Behandel Combinatie) op staat. Dit resulteert in de onmogelijkheid van de werkgever om de werknemer optimaal te begeleiden en mogelijk tot een conflict met de accountant omdat de boekhouding niet op orde is.

In het geval van een ziekteduur langer dan zes weken, komt de bedrijfsarts in beeld. Aan de hand van diens analyse moet door werkgever en werknemer altijd een Plan van Aanpak worden gemaakt. De werkgever zal actief moeten volgen of de werknemer voldoende meewerkt aan de re-integratie. Denk aan cursussen, behandeling, training, mediation of andere interventies. Werkt de medewerker onvoldoende mee en spreekt de werkgever hem daar niet op aan, dan krijgt de werkgever daarvan uiteindelijk de rekening gepresenteerd: hij kan dan een loonsanctie van het UWV krijgen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft echter bepaald dat de werkgever niet mag registeren welke interventies zijn voorgesteld. Ook mag hij de voortgang niet monitoren om de vinger aan de pols te houden.

Tip: Lees meer voorbeelden in het pamflet. U vindt het hier.

De rechtbank oordeelt simpelweg dat de BV de BTW op de nota’s van de advocaat niet in aftrek kan brengen omdat die BV op de nota’s niet wordt genoemd als de ondernemer aan wie de in de factuur vermelde levering of dienst is verricht. Uit de omschrijving blijkt namelijk dat het werkzaamheden betreft in de strafzaak tegen de ondernemer persoonlijk.

In hoger beroep gaat het gerechtshof een stap verder. Volgens het hof ontbreekt namelijk een rechtstreeks en onmiddellijk verband tussen de diensten van de advocaat en de economische belastbare activiteit van de BV. De BV is in het geheel niet betrokken geweest bij de rechtshandelingen die hebben geleid tot de strafrechtzaken. Kortom: de Belastingdienst krijgt gelijk.

Tip: Het komt wel voor dat nota’s voor persoonlijke zaken aan een BV van de betreffende persoon worden gefactureerd. Doel is dan aftrek van de kosten en de daarin begrepen BTW. Daarvoor is vereist dat de kosten vanuit de economische activiteit van de BV bezien zakelijk zijn.